3 hacks de orçamento empresarial para tempos imprevisíveis

Uma afirmação é correta. Os negócios precisam agir e reagir de forma mais rápida. E, uma das principais ferramentas de gestão da estratégia e e resultados das empresas é o Orçamento.

Estamos vivendo tempos incertos, e essa ferramenta precisa evoluir para continuar sendo um direcionador de ação.

Imagina que uma Consultoria pudesse lá em 2018 falar o seguinte cenário para os próximos 5 anos:

• Que teríamos um impeachment;
• O presidente seguinte seria alguém vindo de uma história sem muita expressão;
• Que existiria uma pandemia com duração de 2 anos onde todos estaríamos em casa e as empresas teriam que se reinventar;
• Haveria uma guerra na Europa depois de mais de 60 anos;
• E seguiria uma crise de oferta de insumos industriais e um processo inflacionário no mundo;
• E por fim, que existiria uma escassez de recursos nas Startups e aumento dos juros dos empréstimos.

Em um cenário como esse tenho certeza que muitos dos investimentos empresariais que foram realizados deixariam de existir. Além de que seria difícil traduzir isso em um planejamento estratégico.

Por isso é necessário que as ferramentas, com ajuda da ciência, evoluam e contribuam para ajustes a incertezas que cada vez são mais comuns. Veja sobre o assunto neste artigo: 5 Pilares da Gestão do Imprevisível para ter Sucesso nos Negócios

Olha só como o mundo não é para amadores. Imagine o que aconteceu recentemente nas cadeias de indústrias com just in time. Nesta crise de oferta de insumos, o que era vantagem competitiva passou a ser um gargalo para a produção.

Por isso acompanhe 3 hacks para transformar o processo orçamentário.

1- Metas no orçamento com intervalos

Bem, a forma padrão de construir metas há muito tempo é da mesma forma. Um formato único, direcionar e sem margem de interpretação.

São definidos indicadores como: crescimento de Ebitda de 7%, Receita Bruta com crescimento de 15%. Quando tínhamos previsibilidade de cenários isso era bastante confortável.

Era somente manter o rumo do jeito que estava e o atingimento era quase certo. Mas em um mundo Vuca, atingir os resultados fixos torna-se menos factível.

Qual é a solução?

Propiciar um debate com a alta gestão e ao invés de fixar a meta, trata-la como intervalo. Assim você pode substituir o crescimento do Ebitda de 7% por algo como de 5% a 10%. Ou ainda, Receita Bruta de 12% a 17%.

Isso dá a flexibilidade para as equipes, e permite manter o foco caso algo fora do comum ocorra. E como que isso é apoiado pela ciência?

Uma pesquisa da Universidade da Florida separou 2 grupos em um clube de redução do peso. Um tinha uma meta fixa e o outro um intervalo. O resultado foi impressionante com o grupo com a meta de intervalo estando mais motivada e perseguindo os resultados por mais tempo.

Assim é esperado com a meta em intervalos, você pode manter a empresa com a atenção necessária e foco de cumpri-las.

Isso vem para resolver um antigo problema. A gestão colocando uma meta que a equipe acha alta, e a equipe respondendo com desmotivando para as entregas, assim como no grupo de redução de peso que tinha meta fixa no estudo da Florida.

2- Defina limites de controle em indicadores

Essa cena é muito comum nas empresas. Você trabalha no orçamento, peça 1 e peça 2, aprova no conselho, mobiliza todo mundo e com meses ele se torna obsoleto com as mudanças no mercado. Já aconteceu com você?

Uma forma de minimizar esses impactos é definir indicadores de negócios e limites para o seu controle.

Assim se um fornecedor mudar seus preços você pode amortecer o impacto naquela linha orçamentária garantindo a coerência do todo.

Exemplo: Você pode definir limite de CAC (Custo de Aquisição de Clientes). Assim quando houver um aumento das passagens áreas utilizadas nas vendas pelo seu time comercial, você pode definir ações para elevar as conversões e manter o CAC coerente.

Ter limites ajudam a você dar uma direção mais suave a eventos fora de controle que ocorram. Ele permite direcionar o esforço de ajuste rapidamente, sem micro gerenciar ou ainda sem desmotivar na perspectiva de atingimento das meta.

Todo o orçamento pode ser reaproveitado nessa visão e não descartado como antes quando algo anormal ocorria.

3- Reduza o tempo do ciclo orçamentário

Esse é o melhor e deveria ser feito o quanto antes na sua empresa, rs. Os ciclos orçamentários estão muito ligados a informação para o investidor, ou seja, normalmente com prazos de 1 anos.

Lembra-se do nosso mundo instável? Pois, bem isso não funciona muito bem.

As empresas perdem o time com essa visão anual e não percebem rapidamente os desvios ou que não vão cumpri-los o planejamento. O que acontece? Cortes de custos de forma impensada e processos de layoff muito duros como estamos vendo este ano com muitas empresas.

Veja sobre Layoffs no texto: Como apoiar colaboradores após um evento de layoff na empresa

Pense em empresas que trabalham com commodities ou tem insumos como estes que de repente sobem rapidamente de preço. Seu orçamento pode virar pó em questão de dias.

Então o hack é mudar o ciclo orçamentário para menos tempo. Algo como 3 meses seguindo o padrão de OKR’s. Veja mais de OKR’s no texto: OKR – O que é, como usar e ajudar os resultados e metas na sua Empresa

Mantendo a informação inserida com mais frequência ele se mantêm atualizado e compatíveis com as metas de curto prazo.

Além disso, praticar um roling forecast de 18 meses é adequado, melhorando e direcionando ações de curto prazo, mais sem descuidar do médio prazo para a gestão.

Conclusão

Para manter um negócio saudável é importante ter ferramentas, porém, essas ferramentas precisam estar adequadas para o mundo onde são utilizadas.

O orçamento é peça fundamental para isso, mas precisa estar adequado para promover a inovação, a criatividade e se manter ativo meio para a gestão.

Se você não tem um orçamento, conheça as nossas soluções de CFO as a Service, pois temos a solução para você fazer o acompanhamento financeiro de sua empresa.

As dicas aqui, se bem implementadas poderá manter a sua empresa flexível e pronta para os desafios do mundo Vuca. Vamos lá!