Para um caminho de crescimento empresarial é necessário ter a prática e rotina de análise financeira dos resultados. Uma forma eficiente de se fazer isso é ter um orçamento e analisá-lo de forma constante.
Sabemos que muitas empresas não fazem essa importante lição de casa. Tanto que os sistemas mais básicas não possuem ferramenta adequadas para isso, e assistentes, e analistas financeiros não possuem o conhecimento necessário para ajudar a gestão. Se você faz, parabéns!
Se não faz, vamos mostrar neste artigo como controlar, sua importância e como analisar uma avaliação de orçamento versus realizado, o que pode ajudar cumprir suas metas financeiras.
Essa ação permite uma previsão mais precisa da situação do seu fluxo de caixa. Vamos lá.
O que é orçamento versus real
Não há segredos! Uma análise de orçamento versus real é uma avaliação do dinheiro que sua empresa esperava gastar comparado com o que efetivamente gastou.
Ter um orçamento é essencial para manter um roteiro de onde e como alocar recursos, e isso é facilitado quando se adota um plano de categorias adequado para o grupo de gastos comuns. Falamos dessa boa prática de grandes empresas e que pode ser adotada em PMEs e Startups no artigo. “Como destravamos a análise do DRE em nossos clientes“.
Normalmente, ao produzir um orçamento, realizamos ele para um ano fiscal. Ele não precisa ser estático ao extremo já que estamos em tempos de incerteza. Falamos sobre hacks de orçamento neste link.
Já o Real é observado com um adequado controle e operacionalização dos gastos. Isso é melhor se feito dentro de boas práticas de registros financeiros na empresa.
Por que o orçado e o real são importantes?
Ter essas medidas e compará-las (Real e Orçado) é essencial para entender a execução de sua estratégia. Saber se ela teve efeito ou não, ou ainda saber se planos de redução de custos estão surtindo efeito.
Mesmo que não esteja dentro de sua estratégia, a avaliação pode indicar onde está gastando e permitir evoluir com reduções necessárias, mesmo que não previstas.
De posse dessa informação, o board pode fazer ajustes de curso e evitar saber de resultados negativos somente ao fim do ano, quando já é muito tarde.
Se o seu negócio tem margens apertadas ou forte pressão por resultados um controle adequado no orçamento e no real é muito importante, e um CFO por demanda pode ajudar.
Calculando a variação do orçamento
A variação ocorre em função dos valores orçados e reais e eles podem ser calculado de duas formas principais.
Variação percentual do orçado
Aqui, é calculado o quanto a variação ocorre comparado com o orçamento.
Formula: (Real / Orçamento) – 1 = % de variação.
Variação monetária do orçado
Na variação monetária, importa o quando de dinheiros é gasto comparado com o orçamento.
Formula: Real – Orçamento = $ variação.
A forma de cálculo depende de como suas metas foram definidas.
Exemplo: se o seu objetivo é reduzir custos, avaliar pelo monetário pode ser mais interessante do que pelo percentual. Já se estiver buscando alto crescimento a variação percentual pode ajudar na análise que pode sinalizar as diferenças de gastos comparado com o crescimento real.
Tipos de variação orçamentária
Existe um cuidado que se deve ter ao avaliar o orçamento. São as definições de comparação. Isso é um problema grande em empresas que adotam um orçamento fixo.
Custos tais como CMV, mão-de-obra, materiais podem flutuar em função do volume de vendas e produção. Então se não comparar da forma adequada pode ter uma leitura errada do cenário.
Pode se comparar e utilizar como métrica a linha final de resultado e caixa. Assim não ficará com uma leitura míope das variações estiverem dentro do cenário de mercado.
O que pode gerar uma variação no orçamento?
Para te ajudar a análise das variações, algumas causas podem ser avaliadas.
1. Volatilidade do mercado ou mudança nas condições do mercado
Uma mudança no clima econômico pode levar a despesas inesperadas ou mudanças na receita. Suas causas são principalmente:
- Aumento de Juros
- Elevação de impostos
- Mudanças de governo
2. Despesas imprevistas
Elas ocorrem principalmente nos custos de Capital, com a necessidade de novas máquinas e manutenção. Nas despesas isso é observado em cenários de prevem o cumprimento de medidas legais / fiscais.
3. Dados imprecisos
Informações incorretas e não ajustar o ERP com boas práticas financeiras podem levar a imprecisões. Esses dados incorretos podem prejudicar o julgamento de ações e a evolução da estratégia.
Por isso é essencial pensar em adotar boas práticas e ter na sua equipe especialistas realizando os controles financeiros, mesmo que estes sejam como serviço.
4. Falta de comunicação
Isso acontece quando equipes não se conversam com o orçamento. Isso é muito comum como demonstra a percepção de líderes no artigo da McMckinsey Do you know where your budget is?.
Lendo e tendo um relatório de orçamento e real
Deve-se utilizar uma ferramenta que facilite a leitura e análise de Real X Orçado (Planilhas de excel tem os seus pró e contras nesta questão). Os ERPs mais básicos do mercado não possuem esse tipo de relatório.
A maior parte dos nossos clientes utilizam o Sistema Omie e ele possui a informação e a forma de análise, além de ter um excelente custo-benefício. Temos uma parceria com o sistema, com descontos de até 20%. Veja mais na nossa base de conhecimento.
Bem, voltando ao relatório, ele deve ter os valores orçados, reais e a sua variação. Veja um exemplo abaixo extraído de um exemplo no sistema Omie.
Conduzindo uma avaliação de orçamento versus real
Após garantir o correto fechamento e reconciliação é hora de fazer a avaliação financeira. Temos dois tipos de variação:
Variação favorável
Quando os valores reais influenciam positivamente o orçamento, significando que você gastou menos do que planejou e ganhou mais do que o esperado.
Por exemplo, se você orçou R$ 10.000 em materiais para o mês e gastou apenas R$ 7.500, terá uma variação favorável de R$ 2.500.
Variação negativa
Quando os valores reais influenciam negativamente o orçamento. Nesse caso, você pode ter gasto mais do que o planejado ou obtido menos receita do que o esperado.
Por exemplo, se você orçou R$ 10.000 em materiais para o mês e gastou R$ 12.500, terá uma variação negativa de R$ 2.500.
Para controlar essas variações você pode utilizar software ou planilhas. No exemplo do Omie mais acima, as variações possuem o registro do ocorrido e isso garante que a informação esteja disponível na análise.
O que fazer com a avaliação de orçamento
Variações negativas podem indicar que você precise de ajuste. Ter a ajuda de um CFO as a Service contribui para a boa avaliação do ocorrido. Além disso, pode se ter exemplos e conhecimento para ajustar de forma mais rápida o curso da estratégia.
Saiba que para ter uma boa avaliação você deve ter dados confiáveis. Isso pode ser facilitado quando você adota especialistas no processo, podendo ser uma das formas contratar um BPO Financeiro de uma firma com especialistas.
Se tiver dúvidas sabre a avaliação do orçamento e real de sua empresa, marque com nossos consultores, tenho certeza de que iremos contribuir.
Hey,
o que você achou deste conteúdo? Conte nos comentários.
