Você já pagou contas em atraso ou duplicadas em sua empresa? Talvez esse não seja o seu caso, mais boas práticas de contas a pagar pode ajudar muito a sua PME ou startup.
Afinal toda empresa, para realizar suas operações, precisa se relacionar com fornecedores, prestadores de serviço e outros tipos de pessoas e empresas. Nesse sentido, uma boa gestão de contas a pagar deve começar antes mesmo de qualquer contratação.
Tornar o seu processo de Contas a Pagar mais eficiente pode te trazer enormes benefícios como reduzir custos, evitar multas e desgastes no mercado e ainda facilitar a geração de caixa. Vamos ver 5 práticas recomendadas e que poucos empreendedores se atentam.
Crie um fluxo de trabalho padronizado
O processo de contas a pagar tem muitas etapas. Elas podem começar desde o processo de compra, com o registro do fornecedor, conferência dos documentos, o registro da nota fiscal no sistema e o processamento do pagamento.
Independente das etapas deste processo em sua empresa, determinar o seu fluxo de trabalho reduz a possibilidade de erros e fraudes. Além disso, possibilita o controle e permite que você entenda e analise suas finanças.
Não se trata de estabelecer burocracia, mas sim de ter uma rotina. Isso vai simplificar tornar familiar o procedimento aumentando a eficiência, pois todos saberão quem é responsável por cada etapa.
Aqui na Kashflow utilizamos um BPM (sistema de gerenciamento de processos). Nosso fluxo é estabelecido e permite registrar todas as contas e provisionar corretamente uma conta a pagar, um reembolso ou uma despesa recorrente de cada um dos nossos parceiros de negócio.
Registre corretamente um fornecedor
A primeira etapa de qualquer cadastro de compras e de contas a pagar é o cadastro do fornecedor. Muito se evita se você cuidar deste registro corretamente.
Ter um padrão e usar as informações legais como CNPJ e Inscrição Estadual evitam a duplicidade. Se não estabelecer um padrão, já vimos muitos cadastros serem duplicados e o Contas a Pagar ficarem confusos, com eventos cadastrados em mais de um fornecedor no sistema.
Alguns sistemas permitem que os registros não sejam duplicados, porém, a falta de atenção a esse registro produz falhas.
Aqui, ficam outras oportunidades, como uma revisão restritiva do fornecedor no mercado e até a formalização das condições de fornecimento. Em alguns negócios isso pode muito fazer sentido.
Nos serviços de BPO que oferecemos, cadastramos todas as informações dos fornecedores evitando duplicidades, e temos a possibilidade de fazer as verificações nos bureaus de crédito.
Trate corretamente o adiantamento ao fornecedor
Infelizmente adiantamento a fornecedores confundem departamentos financeiros de PME’s quando estes utilizam sistemas de gestão financeiros não contábeis. Estes não possuem opções de registros de adiantamentos.
O correto nestes casos é que os valores adiantados não sejam considerados nos resultados como despesas e nem no fluxo de caixa. Eles devem ser registrados em contas financeiras e “liquidados” assim que a nota fiscal estiver emitida.
Essas é inclusive a orientação de sistemas como Conta Azul e Omie.
Porém, se o analista financeiro não tiver essa orientação, pode registrar de forma incorreta, até duplicando a visão da despesa para a empresa, e prejudicando a análise de margem e dos resultados.
Por isso ter um background especializado sobre a equipe pode produzir bons resultados no processo e permitir que você use informações financeiras corretas.
Registre todas as suas contas a pagar com as categorias corretas
Os registros em categorias adequadas para cada conta a pagar permite que sua empresa entenda onde sua empresa está gastando.
Essa é a informação que permitirá que você aumente a lucratividade e reduza custos. O problema é que nem todas as empresas possuem um processo de classificação e um plano de contas adequado para isso.
Nosso plano de contas tem um conceito por pacotes. É o mesmo adotado pela Ambev na sua gestão de budget. Isso facilita muito a leitura e organização das contas.
Vamos a um exemplo disto. Pensemos em gastos com aplicativos, hoje em dia utilizamos vários em várias áreas da empresa, e muitas PMEs classificam isso como despesas com sistemas que seriam dispendios da área de TI.
Como usamos o conceito de pacotes, podemos associar o gasto ao pacote mais adequado. Assim os aplicativos utilizados para vendas ficam alocados nos pacotes comerciais. Os sistemas de atendimento ao cliente nos pacotes de operações e os sistemas internos nos pacotes administrativos.
Desta forma, quando fizermos projetos de melhorias, cada área da empresa poderá analisar e tomar melhores decisões sobre os aplicativos que utilizam para seus objetivos.
Pensando em possibilidades, isso ainda possibilita criar o conceito de “donos” matriciais.
Acompanhe os saldos de contas a pagar com um relatório de vencimentos
Acompanhe a idade do seu contas a pagar. Para isso o ideal é ter um relatório de acompanhamento para não perder os prazos e ver quais são os fornecedores mais importantes da lista.
Ter prazos longos no mercado ajuda na sua geração de caixa. Erros nos pagamentos além de gerarem multas podem prejudicar a concessão de crédito e você conseguir prazos.
Portanto, essa revisão é essencial. Faça disso um ritual de gestão em sua rotina. Ter essa informação em tempo real é essencial para a empresa. Falamos disto no artigo 5 razões da importância de dados financeiros em tempo real
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A KashFlow é uma empresa especializada em finanças para PMEs e Startups.
Temos soluções que vão da terceirização dos processos financeiros com BPO, ao apoio de finanças estratégicas sendo o CFO nas reuniões de sócios e conselhos consultivos.
A experiência dos nossos sócios em grandes cias e com PME’s permitem que nós levemos sempre boas práticas. Isso possibilita que os empreendedores e founders possam focar no crescimento e escala de suas operações enquanto a gente configura e opera os processos financeiros.
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