É fato que ter uma boa gestão financeira é condição para uma empresa ter sucesso. É difícil para o empreendedor dar atenção a essa área, afinal, são muitos os desafios que precisam de sua atenção como marketing, vendas, produtos, dentre outros.
Estruturar bem os processos financeiros podem ajudar a empresa a ganhar eficiência, reduzir custos e minimizar riscos. Por isso é essencial melhorar os processos.
Vamos falar quais são os passos para você fazer isso em sua empresa.
Passo 1 – Mapeie o processo financeiro como é feito
Fazer um mapeamento é o ponto de partida para melhorar os processos. Entender como de fato funciona o dia a dia dos processos financeiros.
Mesmo que o processo tenha sido desenhado anteriormente, com o tempo o conhecimento vai se perdendo e o procedimento muda. Um fluxo que ocorria de uma forma vai ganhando novos formatos, e acaba acontecendo de uma forma que não era previsto.
Se reúna com as pessoas que executam a atividade e identifique as rotinas, processos e caminhos que os procedimentos são executados.
Uma boa forma de entender o que acontece é desenhando uma Matriz RACI, temos um curso aqui no KashFlow para essa matriz que é essencial em qualquer operação.
Sabendo as responsabilidades, etapas e quem executa, é um bom começo para o redesenho de atividades.
Passo 2 – Identificar quais são os problemas do processo
Feito o mapeamento, você pode ter se surpreendido com os processos que são realizados pela equipe. Não raro são os casos em que isso acontece.
Achamos que um procedimento é uma sequência de passos, mas normalmente encontramos uma série de dificuldades e acabam sendo criados fluxos paralelos.
Liste todos os pontos de gargalo e problemáticas dos seus fluxos. Isso te ajudará a desenhar processos que eliminem esses pontos por completo.
Passo 3 – Priorize um plano de ação
A melhor forma de ter excelentes resultados em uma mudança de procedimento é priorizar o que mais impacta e de maior risco e focar o plano de ação.
Assim as ações desenvolvidas geram melhorias logo na partida e motiva a continuidade da melhora.
Liste os problemas e os classifique. Liste os mais recorrentes, os de maiores riscos e os que são mais fáceis de resolver.
Priorize os de maior risco e de maior impacto, lembrando que se iniciar pelos de solução mais simples o resultado vem antes. Após faça um plano de ação, você pode usar um 5W2H para ajudar.
Temos uma planilha de Ciclo PDCA que poderá te ajudar a executar essa tarefa.
Passo 4 – Inicie o novo fluxo do processo financeiro
Com o plano de ação em vigor, comece os novos fluxos de trabalho.
Um processo problemático pode ter um backlog, ou seja, coisas em atraso que não permitem fazer as novas rotinas.
Quando isso ocorrer, na implementação, estanque o backlog para iniciar o fluxo revisado, ele vai gerar eficiências e você poderá aplicar um plano para regularizar o passado com mais calma.
Assim destaque pessoas para iniciarem o novo fluxo e pessoas para cuidarem do backlog.
Você pode listar as ações necessárias em uma matriz 5w2h. Essa ferramenta está em nossa planilha de PDCA.
Passo 5 – Defina rituais de análise de indicadores
Uma das questões que transformam o financeiro de uma atividade operacional para uma atividade conectada a estratégia é a análise das informações geradas. Elas podem inclusive identificar as deficiências operacionais.
Para fazer e manter a análise viva, estabeleça rituais com rotinas bem estabelecidas.
Nossa sugestão é que os sócios vejam um fluxo de caixa semanalmente, com previsão de entradas, saídas e todo fechamento de mês uma reunião mais longa para análise de resultados com indicadores. Garantir esses rituais facilitarão a melhoria contínua dos processos financeiros.
Passo 6 – Utilize boas práticas
A revisão dos procedimentos financeiros deve considerar boas práticas. Isso amplia o valor desta atividade para o crescimento da empresa.
Para que isso ocorra é necessário ter conhecimento em finanças para pensar e atrelar a gestão aos dados financeiros. Uma equipe formada somente de assistentes pode falhar em conceitos importantes.
Isso também ajudará a você utilizar softwares de gestão de forma integral. Existem muitos casos em que os sistemas são utilizados para poucas atividades como emitir notas fiscais mais não para apurar resultados. Essa subutilização dos sistemas custa muito para a estratégia da empresa.
Cuide da forma de registro das informações. Um bom plano de contas permitirá você avaliar melhor os resultados, adotar boas ações e criar indicadores adequados. Nós temos um modelo de DRE e plano de contas que ajuda em muito os nossos clientes. Saiba mais no artigo: Como destravamos a analise do DRE em nossos clientes.
Conclusão
Para ter uma boa gestão é necessário ter processo financeiro adequado. Para isso revisões periódicas devem fazer parte da rotina da empresa.
Mapear os fluxos, entender os gargalos e priorizar as ações são essenciais para manter as finanças em ordem. Você poderá usar ferramentas como a nossa planilha de ciclo PDCA para isso, porém é necessário para adotar boas práticas ter conhecimento em conceitos financeiros.
Normalmente as equipes em PMEs e Startups não possuem um profissional do ramo que pode direcionar essas melhorias. A boa notícia é que existem no mercado empresas como a KashFlow que permitem a contratação de boas práticas com BPO Financeiro para terceirizar a atividade ou ainda um CFO para ajudar com as análises de finanças estratégicas.
Marque um papo com um consultor do nosso time e descubra o que podemos fazer pela sua empresa.
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