O conceito de gestão da mudança (change management) é bastante antigo nas organizações, essa disciplina tem mais de 40 anos, e organizações tradicionais já tiveram grandes departamentos voltados para o tema.
Ao longo do tempo, a Teoria da Administração percebeu que não bastava de técnicas tradicionais de projetos ou ainda simplesmente promover alterações organizacionais, se sempre este tema afeta componentes humanos nas empresas, direta ou indiretamente.
Qualquer mudança ou alteração (seja de cultura, se tecnologia, ou ainda em um m&a) você necessita de forças como o engajamento, entendimento e apoio de times internos. Se não há a transformação afunda, e a possibilidade de insucesso ou ainda de prejuízos financeiros são grandes.
A grande questão no tempo, é que há 40 anos atrás, as mudanças não eram tão frequentes, e a informação demorava a fluir sem a internet, mas agora estamos na sociedade da informação e vivendo um mundo VUCA onde ficar parado não é uma opção. Então vamos explorar um pouco mais como enxergar e dar mais agilidade, a palavra do momento.
O que é Change Management (Gestão da Mudança)
A palavra Change Management quer dizer gerenciamento de mudanças em tradução literal, ela nada mais é do que a abordagem estratégia para que mudanças sejam estruturadas de forma eficiente.
O processo é desafiador por natureza por causa dos fatores humanos. O grande diferencial da abordagem é a compreensão do lado humano do gerenciamento de mudanças, já que numa lógica simples, uma empresa só muda se a sua força de trabalho mudar, forças contrárias à mudança podem interferir ao insucesso.
Quando não administrada uma mudança organizacional pode ocasionar:
- estresse organizacional;
- retrabalho;
- prejuízos monetários;
- imagem institucional comprometida;
- clima organizacional ruim;
- baixa motivação da força de trabalho, dentre outros.
Como adaptar para os tempos atuais
Mundo VUCA (Volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade) as inovações andam rápido em todos os setores da economia.
Isso impacta as organizações. Uma pesquisa do grupo Standish mostra que 31% dos projetos são cancelados antes de concluídos o que em outras palavras demonstra que muitos se tornam obsoletos no meio desse caminho principalmente devido a velocidade.
O maior erro que qualquer companhia é justamente não fazer nada.
É nisso que metodologias Lean entram e podem ajudar. A grande evolução de livros como a Startup Enxuta é pensar a possibilidade que podemos fazer experimentos, testar e ajusta-los desde que estejamos alinhados em propósitos e em visão.
Em Change Management (gestão da mudança) isso também é possível com o mesmo alinhamento, o importante é abusar da comunicação alinhada ao contexto das mudanças da organização, e manter o foco nas pessoas. Não tenha medo de fazer os ajustes necessários.
- Simplifique;
- Desburocratize;
- Faça o PDCA;
- E seja aberto ao Feedback;
- Principalmente seja Lean e Agil
Canvas de Lean Change Management (Gestão da Mudança)
Para ajudar na Estratégia de Change Management traduzi o Canvas sobre o tema.
Seu principal objetivo é iniciar um processo de alinhamento sobre a mudança e a definição de onde queremos chegar.
O fato de ser um Canvas, gera um One-page capaz de alinhar toda a gestão na mudança.
a- Visão: qual a visão para esta mudança?
É fundamental deixar claro onde todos esperam chegar. Isso ajuda a manter todos alinhados sobre o caminho que irão seguir.
b- Importância: porque essa mudança é importante para nossa organização?
Tão importante quanto saber onde se quer chegar, é entender porque é necessário sair de onde está. Esse alinhamento traz um maior entendimento sobre quais são os principais problemas que espera-se ter resolvido ao fim da mudança.
c- Métricas de sucesso: como vamos medir o sucesso?
Neste momento se reflete sobre quais números vão ser acompanhados durante a execução da hipótese. Todo experimento deve ter claro sobre como será medido o progresso durante a execução, e qual o resultado obtido após a conclusão.
d- Critérios de sucesso: como mostraremos o progresso em relação à nossa visão?
Tenha uma abordagem qualitativa sobre o que se espera enquanto resultado da mudança, analisando qual o impacto esperado no contexto e como será acompanhado o progresso durante a execução.
e- Quem e o que é afetado: o que as pessoas, departamentos e processos precisam mudar para realizar nossa visão?
Este é o quadrante que considero mais importante, quem deve ser informado ou envolvido nas mudanças. Essa informação simplifica o entendimento sobre quais impactos a operação vai sofrer, como podemos minimiza-los e quais pessoas devem participar do planejamento e execução de algumas atividades.
f- Como suportamos as pessoas: que ações os envolvidos na mudança devem fazer para apoiar as pessoas durante o processo de transformação?
Tendo em vista os impactados, fica fácil entender como apoia-los. O exercício neste momento é entender quais serão as alterações que as pessoas terão no seu dia-a-dia e como os envolvidos podem apoiar as pessoas afim de diminuir ao máximo a resistência sobre a iniciativa.
g- Opções: a lista dos possíveis experimentos
Este é o momento de criar os principais experimentos da etapa de estratégia, as opções que temos que atendem aos critérios definidos anteriormente. Recomendo um brainstorm para capturar o máximo possível de ideias.
Conclusão
Em tempos como os atuais, ser ágil pode fazer toda a diferença, ainda mais em gestão da mudança, onde promover o alinhamento de toda a organização faz a diferença.
Para ajudar disponibilizamos a nossa Planilha com o Canvas de Lean Change Management, assim você poderá aplicar os conceitos que explicamos neste artigo. Baixe neste link.
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