O ambiente empresarial tem se tornado muito competitivo. Isso acontece também entre PME’s, que não possuem os recursos das grandes empresas. De forma geral, no mercado corporativo já há uma adoção generalizada da cultura data driven.
Para se adaptar as mudanças do mercado, é necessário decisões rápidas e assertivas. Não existe mais espaço para achismo, afinal, como tomar as melhores decisões em um contexto de aceleração e imprevisibilidade?
O segredo é adotar dados para o direcionamento. Isso ocorre nas organizações data driven, então porque não seguir em sua PME?
O termo data driven, no português, se refere ao ato de ser orientado ou direcionado por dados. Isto é, significa investir em dados coletados para criar estratégias, gerar conhecimento, melhorar as inovações, entre outros. O benefício se observa em todos os processos, principalmente os de finanças e gestão.
Aprender a usar os dados podem revolucionar os resultados da empresa. Então vamos ao texto explicar essa jornada.
O que é uma empresa PME data driven
Uma empresa data driven é aquela que reconhece os dados para a tomada de decisão e mantêm meios confiáveis para garantir que as informações estejam corretas e disponíveis.
Isso permite fazer escolhas considerando fatores reais, mensuráveis e atualizados.
Um erro comum é acreditar que somente pelo fato de ter um sistema em operação, os dados armazenados serão suficientes para a tomada de decisão.
É necessário ter profissionais qualificados para que possam estruturar, processar e analisa-los para assim transformar em conhecimento valioso para a empresa. Além disso, todas as informações devem estar disponíveis a todos.
Comentamos no artigo “O que um CFO pode fazer por uma PME” que garantir o máximo de valor na empresa é um dos papeis do CFO nas organizações. Este profissional tem como caraterística utilizar dados para desempenhar sua atividade e apoiar a estratégia da empresa.
Por isso pense, mesmo que não tenha a necessidade de tempo integral ou condição de contratar um bom profissional CFO, você pode ter os seus benefícios contratando part time com serviços de CFOaaS.
Quais são os passos para tornar a sua PME data driven
É possível se tornar data driven. Para isso é necessário modificar a cultura da empresa. Uma cultura somente é adotada com ações da gestão e enraizadas na organização. Portanto, além de uma decisão inicial, é necessário várias repetições para que se torne algo comum.
É com a repetição de um comportamento que temos a certeza de como agir, assim a cultura é amplamente adotada. Esse principio está no “dilema do prisioneiro” na teoria econômica dos jogos.
Então, vamos ver os passos para essa mudança cultural.
Defina indicadores e KPIs importantes para o negócio
A primeira questão a ser resolvida é entender como funciona a operação da empresa. Através disto é possível definir quais são os indicadores importantes para o negócio.
Não adianta olhar para o lado errado. Somente com o entendimento de como a operação ocorre que é possível definir indicadores e KPI’s para monitorar o rumo da empresa.
Modifique as metas para indicadores mensuráveis (SMART)
A partir do que é necessário acompanhar, devemos alterar a lógica de definição e acompanhamento das metas da empresa.
Sempre recomendamos o método de OKR, pois ele possui uma camada de definição de indicadores e metas mensuráveis através de dados.
No artigo “OKR – O que é, como usar e ajudar os resultados e metas na sua Empresa” tratamos do tema, das metas SMART e, principalmente, demos muitos exemplos para entender e se inspirar.
Torne um ritual monitorar resultados
Estamos indo bem, já entendemos o que faz sentido para o negócio e já mudamos o processo de definição de metas.
Agora é preciso monitorar os seus resultados. Quando indicamos a metodologia do OKR, isso é devido a duração de seu ciclo, com definição, execução e monitoramento, realizados a cada 3 meses.
Assim, o próprio método escolhido contribui para uma cultura voltada para a tomada de decisões por dados.
Invista em soluções tecnológicas
É preciso investir em soluções tecnológicas para ser data driven. Não basta ter, por exemplo, somente um ERP com as informações financeiras.
Os dados em um único sistema não produz informação analisável para a tomada de decisões. É preciso de cruzamento de demais informações e principalmente torna-la fácil e acessível à organização.
Isso é possível com uma camada de Business Inteligence e para isso existem ferramentas como Power Bi, Data Studio ou Tableau.
Aqui na KashFlow, na inteligência financeira, produzimos dashboards exclusivos com os dados dos nossos clientes para realizar a gestão e leitura da estratégia.
É necessário garantir o acesso aos dados, e isso passa por tornar a informação acessível, e a tecnologia é fundamental para garantir isso.
Tenha uma estrutura de análise e abastecimento de dados
Já falamos da camada de BI nas soluções tecnológicas, isso é cuidar da saída. Mas um ponto de atenção é cuidar da entrada de dados.
Se entra dado e informação ruim, a análise com certeza não será boa.
Por isso ter um especialista no início do processo é fundamental para o sucesso. Na parte financeira indicamos fortemente uma estrutura treinada de forma recorrente. Nossos analistas de BPO Financeiro recebem treinamento constante além de uma base de conhecimento estabelecida.
Torne parte da cultura a decisão por dados
Tornar parte da cultura é mudar o mindset das pessoas. Por isso a gestão tem que passar a valorizar a utilização de dados no processo decisório da empresa.
Invista em cursos, treinamentos, e conhecimento. Utilize os dados nos rituais da empresa, por mais pequena que seja sua estrutura e principalmente, transforme as decisões de forma rotineira.
Quais as principais dificuldades de tornar-se Data Driven
Algumas são as falhas em se transformar em data driven. Muitas empresas adotam iniciativas sem um cuidado e todo o esforço se torna em vão.
Se tornar data driven requer um cuidado em todo o planejamento, processamento e análise de dados. Veja as dificuldades mais comuns:
- Falta de planejamento ao iniciar a armazenar dados – Isso torna a entrada de dados confusa e desorganizada e assim prejudica a análise futura.
- Falta de um profissional para estruturar e analisar os dados – Não adianta dados sem análise. É necessário ter um profissional que contribua com isso e torne visível os resultados.
- Falta de apoio em tomar decisões por dados – Falamos muito de cultura. O sucesso inicial de uma empresa se dá pela inferência do sócio. Ao crescer, é necessário transformar a cultura de dados. Ocorre que o gestor volta a usar o achismo. Isso prejudica a adoção de um modelo data driven.
Quais são os benefícios de ter uma cultura data driven na PME
Assim que adotar a cultura data driven, a empresa já começar a observar alguns benefícios. Todos eles estão atrelados a vantagens competitivas, já que o mercado não adota o método de forma plena.
Vamos ver os benefícios desta cultura:
Redução de erros
Tinha um professor no segundo grau que dizia, contra dados não há argumentos. Utilizar informações confiáveis vai proporcionar uma redução dos erros, principalmente aquela devida inferência em achismo e intuição.
Tomada de decisões mais assertivas
O grande benefício está na execução da estratégia. É fato que as escolhas serão mais assertivas. O gestor poderá ter uma leitura da sua empresa e a partir dos cenários tomar boas decisões.
Possibilidade de corrigir o rumo
Cenário! Logo que houver desvios, a empresa terá clara as mudanças, o que ocorreu, e quais são as ações que permitirão a correção de rumos.
A gestão poderá inclusive fazer iniciativas personalizadas e pontuais para ajustar a rota em direção as metas seguidas.
Tivemos um exemplo disso na Covid. Empresas data driven conseguiram rapidamente mudar o rumo, enquanto outras empresas tiveram que seguir a estratégia. Foram assertivas ao seguir? Sim, mas perderam tempo e dinheiro com isso.
Redução de custos
Temos diversos cases de redução de despesas. Um exemplo é o caso de uma empresa de soluções didáticas.
Graças a um trabalho prévio de uniformidade de informação entre unidades, foi possível observar grandes linhas de redução e gerar um grande resultado em pouco tempo. Para isso adotamos uma quantidade limitada de ações.
Agora, com certeza, se os dados não estivessem organizados o resultado alcançado com certeza não seria possível.
Como um CFO pode ajudar e o que fazer
CFO é o profissional que tem como objetivo a geração máxima de valor. A sua principal ferramenta para isso é a análise de dados. Somente assim é possível inferir para uma gestão eficiente de recursos.
Um bom profissional no mercado é bastante disputado e torna-se caro para uma PME, mais isso não deve ser desanimador.
Existe no mercado a possibilidade de ter um CFOaaS com tempo parcial. Mesmo não estando integralmente na empresa isso permitirá que ele influencie a cultura e possa preparar a empresa para tomar decisões por dados.
Conheça nossas soluções de CFOaaS, e vamos conversar para que entenda os benefícios envolvidos.
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